Większa efektywność pakowania i wysyłek w 3 prostych krokach

Jako właściciel dobrze prosperującej firmy szybko odkrywasz, że nigdy nie masz wystarczająco wiele czasu. Wprowadzenie zmian na stronie, zajęcie się klientami czy też po prostu wygospodarowanie chwili dla siebie: zawsze znajdzie się jeszcze coś do zrobienia. Dziś pomożemy Ci zaoszczędzić czas, pokazując jak zwiększyć efektywność pakowania i wysyłek.

1. Zidentyfikuj „wąskie gardła”

Pierwszym krokiem na drodze do optymalizacji dowolnego procesu jest identyfikacja wąskich gardeł. W tej sytuacji jest nim dowolny aspekt działalności, który przebiega wolniej niż inne działania w Twojej firmie. Te spowolnienia są zwykle łatwe do zidentyfikowania w magazynach ze względu na nagromadzenie zamówień przy powodującym opóźnienia elemencie. W zależności od stopnia skomplikowania Twojej działalności, możesz znaleźć jedno lub więcej wąskich gardeł.

Nawet jeśli nie dostrzegasz żadnych czynników spowalniających w tej chwili, poświęć kilka dni na obserwację procesu przetwarzania zamówień. Będziesz w stanie wyłowić wszelkie niespójności w procesie, które można będzie później wykorzystać do poprawy sytuacji. Jeśli po kilku dniach nadal nie możesz zidentyfikować konkretnego wąskiego gardła, warto rozważyć przebudowę całego procesu.

2. Udoskonal proces

W przypadku występowania wielu wąskich gardeł należy nadać im priorytety, by oddzielić drobne problemy od poważnych. Możesz nadać im priorytety w zależności od generowanych kosztów lub ilości marnowanego czasu. Zorganizuj je tak, by osiągnąć jak największą korzyść dla swojej firmy. Najpoważniejsze problemy warto rozwiązywać w pierwszej kolejności, ponieważ często pozwalają pozbyć się drobniejszych niedogodności.

Znajdź sposoby, by zlikwidować pierwsze wąskie gardło poprzez optymalizację czasu niezbędnego do przeprowadzenia związanego z nim działania lub ograniczenie liczby generowanych błędów. Zadaj sobie następujące pytania:

• Jaka część tego etapu nie jest niezbędna? Co mogę usunąć?
• Czy część tego etapu może zostać zrealizowana w dalszym toku procesu?
• Czy część tego etapu może zostać zrealizowana w wcześniejszym momencie procesu?
• Czy część tego etapu można połączyć z innym zadaniem?
• Czy istnieje szybszy sposób na wykonanie tego zadania?
• Jakie dodatkowe zasoby mogłyby usprawnić ten proces?

Wyobraź sobie podstawowe procesy w magazynach w kontekście kilku przykładowych pomysłów na optymalizację procesu w Twojej firmie.

(1) Wydrukować listy pakowania → (2) skompletować zamówienia → (3) wydrukować zamówienia → (4) zapakować zamówienia → (5) zważyć paczkę → (6) wydrukować etykietę wysyłkową → (7) przekazać listonoszowi

Usuwanie etapu

Jeśli jesteś z tą firmą od dawna, to zwykle jest najtrudniejsza część szukania rozwiązań. Wszystkie zadania, nawet te oczywiste dla Ciebie, wymagają oceny. Jeśli potrzebujesz świeżego spojrzenia, poproś kogoś świeżo zatrudnionego o sugestie.

W powyższym przykładzie skup się na pierwszym zadaniu, czyli drukowaniu list pakowania. Jeśli listy pakowania nie są niezbędne w Twojej firmie, możesz po prostu drukować formularze zamówień oraz pakować zlecenia klientów za pomocą tego dokumentu. Dzięki temu oszczędzasz czas i zasoby wykorzystywane do drukowania listy pakowania.

Przesuwanie części etapu

Części danego procesu można połączyć z innymi zadaniami, by zmaksymalizować wydajność. Pomyśl o działaniu, przez które cały proces może zostać przerwany. Przykładowo, kiedy kończą się produkty przy pakowaniu zamówień, czy musisz iść i pobrać więcej produktów z magazynu? Dopóki starcza produktów, problem nie istnieje, lecz jeśli zdarza się to wielokrotnie w ciągu dnia, powoduje to przerwę ciągłości procesu. Za każdym razem, gdy czegoś zaczyna brakować, proces pakowania zamówienia jest przerywany, by móc uzupełnić zapas.

Aby zwiększyć płynność całego procesu pakowania, możesz utworzyć procedurę uzupełniania zapasów i zaplanować ją na początek dnia. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że to dodatkowy krok w procesie, lecz tak naprawdę organizujesz element etapu, który i tak musi być realizowany. Dzięki temu cały proces staje się jaśniejszy, a kompletacja zamówień bardziej efektywna.

Doskonalenie etapu

Czasem konieczna jest poprawa już wdrożonego procesu. Wtedy trzeba zrobić krok w tył i spojrzeć z perspektywy, jak ulepszyć cały proces. Spójrz np. na etap „ważenia paczki”. Jeśli miałeś już produkty w dłoni, możesz zważyć je wcześniej i wprowadzić dane do swojego sklepu PrestaShop, by do drukowanych etykiet automatycznie dodawana była odpowiednia waga. Etap „ważenia paczki” nie zostanie całkowicie wyeliminowany, ponieważ nadal musisz zważyć każdy produkt, lecz odtąd proces pakowania będzie bardziej efektywny.

Dodatkowe zasoby

Ostatnim sposobem optymalizacji jest wykorzystanie dodatkowych zasobów. Z opcji tej należy skorzystać w ostatniej kolejności, ponieważ jest nie tylko najbardziej kosztowna we wdrożeniu, lecz oznacza również pójście na skróty w zakresie optymalizacji działania sklepu. Jednakże po wyczerpaniu wszystkich opcji może to być ostatnia szansa na poprawę. Jeśli zauważysz, że wszystkie etapy procesy przebiegają tak sprawnie jak powinny, lecz nadal nie jesteś w stanie obsłużyć zleceń na czas, warto rozważyć zatrudnienie kolejnego pracownika do wsparcia procesu wysyłki. Dodatkowo możesz nabyć nowe narzędzia, by usprawnić konkretne zadania. Może to oznaczać zarówno zakup lepszych drukarek, jak i zakup nowych wózków, by zoptymalizować kompletację zamówień.

3. Mierz

Kiedy już wiesz, co należy usprawnić w Twoim sklepie oraz jak chcesz to osiągnąć, czas na wdrożenie. Musisz jednak dysponować odpowiednim narzędziem, by móc zmierzyć czy zmiana przynosi oczekiwane rezultaty, czy też nie. Możesz np. mierzyć ilość czasu niezbędnego do realizacji każdej czynności. Albo też sprawdzić liczbę zamówień przetwarzanych każdego dnia. W każdym przypadku upewnij się, że posiadasz sposób na porównanie efektywności starych procesów z nowymi.

Reasumując

Optymalizacja działania sklepu to niekończący się proces. Zawsze pojawi się jakaś nowa technologia lub pomysł, dzięki któremu możesz poprawić sposób funkcjonowania Twojego sklepu. Wszystko czego potrzebujesz to odrobina czasu, cierpliwości i wola, by działać lepiej. Aby usprawnić działanie swojej firmy:

• Zdefiniuj wąskie gardło lub inny problem
• Udoskonal proces, by przebiegał sprawniej
• Mierz zmiany
• Powtórz

Jakie zmiany planujesz wdrożyć w swoim sklepie przed pracowitym sezonem świątecznym? Daj nam znać w poniższym polu. Wprowadziłeś już zmiany? Podziel się z innymi osiągniętymi wynikami.