Powitalne e-maile: jak je tworzyć, by zwiększyć współczynnik konwersji?

Mail powitalny to rodzaj wiadomości elektronicznej wysłanej automatycznie do nowych subskrybentów lub użytkowników, którzy dołączają do określonego serwisu, platformy internetowej, sklepu internetowego lub newslettera. W praktyce jest to moment, w którym marka przechodzi z komunikacji ogólnej z odbiorcą na bardziej spersonalizowaną, a tym samym zaczyna tworzyć z konsumentem indywidualną relację. Nie ma zatem wątpliwości co do tego, że taka wiadomość mail jest bardzo ważna. Jak ją stworzyć, by zwiększyć szanse na konwersję?

Co to jest mail powitalny?

Mail powitalny do klienta lub kontrahenta jest wiadomością e-mail, która jest automatycznie wysyłana przez sklep internetowy lub dowolny inny serwis internetowy na adres mailowy użytkownika zakładającego konto na stronie, w aplikacji czy dołączającego do listy mailingowej. Przedsiębiorstwa często praktykują w tym celu używanie adresów no-reply – jest to zabezpieczenie przed otrzymaniem niechcianej odpowiedzi z adresu e-mail, który został podany przy rejestracji. Taki email nie wymaga od odbiorcy odpowiedzi.

Zasadniczo, mówiąc najogólniej, maile no-replay pełnią zazwyczaj dwie podstawowe funkcje:

•       przywitania nowego użytkownika zarejestrowanego na stronie internetowej lub w aplikacji,
•       zweryfikowania jego tożsamości poprzez kliknięcie w link aktywacyjny.

Powitalne wiadomości mail stosują wszyscy – zarówno największe przedsiębiorstwa, takie jak Google, Microsoft czy Adobe, jak i małe firmy, które dopiero wchodzą na rynek. To wszystko dlatego, że choć na pierwszy rzut oka takie maile mogą wydawać się mało znaczące, w rzeczywistości pełnią bardzo ważną rolę. Obecnie uznaje się je za ważny element kampanii marketingowych. Dodatkowe funkcje, które może pełnić przykładowy mail powitalny, to:

−         funkcja informacyjna – treść wiadomości może przekazywać wiele cennych informacji takich jak podstawowe dane o firmie, jej produktach i usługach,

−         funkcja wizerunkowa – mail nadawcy nabiera znamion indywidualnej korespondencji, co pozwala łatwiej nawiązać pozytywną relację z odbiorcą wiadomości mail. Co więcej, to, jak zostanie zaprojektowany mail i jak będzie napisana jego treść, może w znacznym stopniu wpłynąć na wizerunek marki,

−         funkcja promocyjna – jeśli chcemy wysyłać wiadomości powitalne, musimy mieć świadomość tego, że mogą one też pełnić funkcję marketingową. Firmy często korzystają z tego, oferując konsumentom na start, w ramach podziękowania za rejestrację, zniżki i kody rabatowe na pierwsze zakupy.

Jak widać, dzięki automatycznemu wysyłaniu tego typu wiadomości, firmy mogą szybko nawiązać kontakt z nowymi użytkownikami i dostarczyć im niezbędne informacje na samym początku ich interakcji z danym sklepem, aplikacją, platformą lub usługą. Warto też wspomnieć, że mail powitalny znacząco wpływa na bezpieczeństwo. Jest namacalnym potwierdzeniem rejestracji klienta w e-sklepie, co obniża niepokój użytkownika, który mógłby się pojawić, gdyby żaden email do niego nie dotarł. Trzeba pamiętać, że żyjemy w dobie przestępstw internetowych takich jak np. phishing, więc transparentna komunikacja mailowa zwiększa poziom zaufania do Twojej firmy.

Jak mail powitalny do klienta może wpłynąć na relację z nim?

Wielu użytkowników zakłada konto w danym sklepie internetowym nie dlatego, że o tym marzy, a dlatego, że chce dokonać w nim zakupu (lub uznaje, że takie działanie zwiększy bezpieczeństwo transakcji, niż kupno bez rejestracji i podawania nazwy użytkownika oraz hasła). I choć odbiorcy często nie mają żadnych oczekiwań w związku z wiadomością powitalną no-reply, to te nie zawsze pozostawiają ich obojętnymi. Wyobraźmy sobie, że do naszej skrzynki pocztowej trafia mail powitalny do klienta. Przykład pierwszy to wiadomość napisana w sposób oryginalny i poprawny językowo, a dodatkowo – wzbogacona o kod rabatowy na pierwsze zakupy w wysokości -15%! Mail jest też atrakcyjny graficznie i spójny z identyfikacją wizualną marki. Drugi przykład to wiadomość napisana nieangażującym językiem i niezawierająca elementów graficznych. Nigdzie nie wspomniano też o ofercie promocyjnej dla nowych użytkowników, a dodatkowo nadawcy w treści przydarzyły się dwa błędy ortograficzne.

Teraz odpowiedzmy sobie na kilka pytań. Który sprzedawca wydaje nam się bardziej wiarygodny i godny zaufania? Która wiadomość utrwala w nas pozytywny i spójny wizerunek marki? Wreszcie – która wiadomość mail w większym stopniu zachęca do dokonania zakupu w sklepie? Odpowiedź na każde pytanie będzie ta sama i będzie nią wiadomość pierwsza.

Jaki związek ma mail powitalny ze współczynnikiem konwersji?

Powyższy przykład – choć czysto hipotetyczny – dobrze pokazuje, jak duży wpływ na relację z klientem może mieć pierwszy mail firmy. Nie może zatem dziwić fakt, że może on znacząco wpływać na współczynnik konwersji u nowo zarejestrowanych użytkowników.

Konwersją w e-commerce nazywamy moment, w którym użytkownik serwisu wykonuje pożądane przez nas działanie – czyli przede wszystkim dokona zakupu. Współczynnik konwersji wyliczany jest poprzez podzielenia liczby użytkowników, którzy wykonali pożądane działanie, przez liczbę wszystkich użytkowników sklepu. Otrzymany wynik należy pomnożyć razy 100%.

Odpowiednio przygotowany e-mail powitalny, zachęcający konsumenta do odwiedzenia sklepu, dodania produktu do koszyka i finalnie dokonania zakupu zawsze będzie dawał nadzieję na osiągnięcie wyższego współczynnika konwersji, niż nieatrakcyjna i niedbała wiadomość mail, która nie zawiera żadnych dodatkowych informacji.

Przykładowy mail powitalny do kontrahenta lub klienta – na co zwrócić uwagę, by zwiększyć współczynnik konwersji?

Jak w takim razie przygotować powitalnego maila, który będzie wysyłany na adresy poczty elektronicznej nowych użytkowników. Oto praktyczne wskazówki, które mogą pomóc w zwiększeniu konwersji w sklepie internetowym.

Maile od noreply a temat wiadomości

Niezależnie od tego, czy zamierzamy używać adresu noreply, czy też w sklepie mamy inne adresy e-mail przeznaczone do korespondencji powitalnej, wiadomość e-mail powinna przykuwać uwagę już samym tytułem. O ile największe korporacje, takie jak Adobe, Google czy Microsoft mogą pozwolić sobie na dość neutralne maile, o tyle w przypadku średnich i mniejszych (szczególnie nowych) wyróżnienie się jest bardzo ważne.

Pamiętajmy o tym, że na poczcie gmail.com i innych takie maile często giną wśród innych wiadomości oraz reklam, a czasem automatycznie dostają oznaczenie wiadomości spam. Temat maila powinien zatem rzucać się w oczy, a jednocześnie nie budzić skojarzeń z nachalną reklamą i spamem, co z pewnością utrudni jego dotarcie do klientów.

Odpowiednia struktura maila

Ważne jest, aby struktura maila była czytelna, zwięzła i łatwa do zrozumienia. Starannie dobrana treść może zwiększyć skuteczność maila powitalnego w budowaniu pozytywnego wrażenia u odbiorców. Dużą rolę odgrywa linia tematu, która przyciąga uwagę odbiorcy i informuje go o zawartości maila. Pod nią należy zamieścić:

1. Osobiste powitanie
2. Podziękowanie za rejestrację lub dołączenie do usługi
3. Zwięzłą prezentację oferty
4. Instrukcję o dalszych krokach potrzebnych do rejestracji lub aktywacji usługi
5. Linki do zasobów na stronie internetowej, takich jak strona główna, panel użytkownika czy „najczęściej zadawane pytania”
6. Zaproszenie do interakcji poprzez subskrypcję newslettera lub obserwowanie marki w mediach społecznościowych
7. Odnośniki do podstron z regulaminem sklepu czy polityką prywatności
8. Oficjalny podpis firmy z danymi kontaktowymi

Personalizacja maila

Jak wspomnieliśmy wcześniej, personalizacja wiadomości mail no-reply pozwala na starcie wytworzyć pozytywną relację między marką a właścicielem nowego konta. Zwracając się do klienta po imieniu, łatwiej wzbudzić u niego poczucie docenienia. W ten sposób możesz też wzbudzić zaufanie nowych klientów.

Atrakcyjna warstwa wizualna

Atrakcyjna warstwa wizualna maila powitalnego jest ważna z kilku powodów. Przede wszystkim elementy graficzne są pierwszym, co odbiorcy zobaczą - estetyczny i atrakcyjny design może stworzyć pozytywne pierwsze wrażenie i zachęcić odbiorcę do dalszego czytania. W takich okolicznościach łatwiej będzie też utrzymać uwagę konsumenta. Poza tym grafiki i ikony, zgodne z identyfikacją wizualną Twojej firmy, mogą pomóc w:

−         utrzymaniu przejrzystości maila i zachęceniu użytkownika do interakcji,

−         zbudowaniu profesjonalnego i spójnego wizerunku marki, co jest ważne na początku relacji z klientem,

−         wyróżnieniu się na tle konkurencyjnych firm, z których usług być może również korzysta odbiorca.

Warto jednak pamiętać o zachowaniu równowagi między treścią a grafiką. Zbyt duże obrazy mogą spowodować wolne ładowanie się wiadomości lub umieszczenie jej w spamie. Dlatego ważne jest, by grafiki wspierały przekazywanie treści, a nie ją zastępowały. Możesz eksperymentować z grafiką i zobaczyć, na którą wersję maili najlepiej reagują odbiorcy. Przygotuj kilka wersji wiadomości powitalnych i sprawdź, która przyniesie najwięcej konwersji.

Oferta specjalna dla konsumenta

Dodanie kodu rabatowego w mailu powitalnym może być bardzo skuteczną strategią kampanii marketingowych, o ile jest to odpowiednio przemyślane i dostosowane do celów i możliwości biznesowych Twojej firmy. Niemniej oferta specjalna na pierwsze zakupy dla nowych użytkowników nie tylko zachęca do zakupu i zwiększa szanse na konwersję, ale też wywiera pozytywne pierwsze wrażenie i jest doskonałym pretekstem do zaprezentowania klientowi oferty od razu po rejestracji konta.

Pamiętajmy jednak, by nie nadużywać umieszczania kodów rabatowych. Warto to robić w umiarkowany sposób, aby nie wywoływać wrażenia, że zniżki i oferty specjalne są dostępne nieustannie. Dodatkowo, należy w czytelny sposób opisywać warunki wykorzystania kodu rabatowego oraz datę ważności, aby uniknąć dezinformacji i nieporozumień.

Umieszczając kod rabatowy w e-mailu powitalnym, bierzemy też pod uwagę to, że niektórzy odbiorcy mogą zapisać się tylko po to, aby otrzymać rabat – przez co następnie mogą rejestrować się ponownie z innego adresu mail. Kody rabatowe w powitalnych mailach firmy są zatem dobrą praktyką, ale nie zastąpią budowania długoterminowej relacji z klientem.

CTA (Call to Action)

Umieszczenie CTA (Call to Action, czyli „nawoływania do działania”) typu: „sprawdź, zobacz, kliknij” w mailu powitalnym jest polecane, ponieważ pomaga skłonić nowych użytkowników do podjęcia pożądanych przez nas działań i interakcji z firmą. CTA jest elementem, który zachęca odbiorców do podjęcia konkretnego kroku, takiego jak kliknięcie w link, odwiedzenie strony internetowej, subskrypcja newslettera, zakup czy zaobserwowanie profilu marki w mediach społecznościowych.

Mail powitalny do klienta – przykład. O czym należy pamiętać?

Mamy nadzieję, że artykuł precyzyjnie wyjaśnił, czym jest i jak powinien wyglądać mail powitalny do kontrahenta. Przykład opisany w artykule pokazał natomiast, w jaki sposób atrakcyjny i oryginalny mail może zwiększyć konwersję i poprawić sprzedaż w firmie. Jednocześnie przypominamy, że choć w takiej wiadomości mail powinno znaleźć się sporo elementów, maile powitalne – niezależnie od tego, czy są wysyłane od firmy Microsoft, Adobe, Google czy znacznie mniejszej – powinny być treściwe i w zwięzły, czytelny sposób przekazywać najważniejsze informacje.