Wdrożenie ERP – wybór, etapy, koszt implementacji w firmie

Prowadzenie dobrze prosperującego biznesu to nie bułka z masłem. Na pewnym etapie działalności firmy, wraz z jej rozrostem, mogą pojawić się trudności w zarządzaniu danymi, kontrolowaniu kosztów, obsłudze klienta czy planowaniu wzrostu. Takie sytuacje są sygnałem, że przedsiębiorstwo wymaga pewnej modernizacji i wdrożenia odpowiednich rozwiązań. Należy do nich system ERP, który pomoże usprawnić procesy biznesowe, zwiększyć efektywność operacyjną oraz umożliwi lepszą kontrolę i zarządzanie działalnością firmy.

System ERP – co to jest?

System ERP (z języka angielskiego Enterprise Resource Planning, co można przetłumaczyć jako planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to kompleksowe oprogramowanie zaprojektowane do integrowania i zarządzania różnymi procesami biznesowymi w firmie. System ERP z założenia stanowi jednolitą platformę, na której można zintegrować wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa, takie jak zarządzanie produkcją, magazynem, sprzedażą, zakupami, księgowością, budżetowaniem i planowaniem, raportami i analizą czy relacjami z klientami. System ERP umożliwia efektywne zarządzanie wszystkimi zasobami firmy, optymalizację procesów operacyjnych oraz zapewnienie spójności i dostępności danych w całej organizacji.

Charakterystyczną cechą wszystkich systemów ERP jest to, że umożliwiają pracę na jednej bazie danych. Co to oznacza w praktyce? Na przykład wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej spowoduje, że wszelkie dane wprowadzane w dziale produkcyjnym będą automatycznie widoczne dla użytkowników innych działów – między innymi księgowości czy raportowania. Dzięki takiej integracji oprogramowania Enterprise Resource Planning pomagają firmom w zwiększeniu efektywności, poprawie kontroli nad działalnością oraz podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych.

Być może jako właściciel firmy zastanawiasz się, czy faktycznie przedsiębiorstwa powszechnie korzystają z takich oprogramowań. Pewnych danych na ten temat może dostarczyć badanie, jakie w 2022 roku na portalu LinkedIn przeprowadziła firma Lean Action Plan. Celem było sprawdzenie, jak na rynku polskim przebiega praca z systemami ERP. Aż 72% badanych odpowiedziało, że w ich firma korzysta już z ERP, a 6% – że jest na etapie wdrażania systemu. To pokazuje, że systemy ERP faktycznie wiążą się z wieloma korzyściami, ułatwiającymi efektywne prowadzenie biznesu.

Wdrożenie systemu ERP – od czego zacząć?

Wdrożenie systemu ERP jest korzystne, ale nie powinno być przeprowadzane pochopnie i w pośpiechu. W 2014 roku z raportu Panorama Consulting Solutions Research Report można było dowiedzieć się, że choć około 70% przedsiębiorstw jest zadowolonych z systemu ERP, aż 35% badanych przyznało, że wdrożenie oprogramowania w firmie było realizowane w sposób niezadowalający i nie przyniosło zakładanych efektów. Jasne, ten raport nie jest najbardziej aktualnym źródłem, niemniej pokazuje pewną istotną rzecz: samo wdrożenie ERP nie gwarantuje sukcesu. Musi ono być dostosowane do aktualnych problemów i bolączek firmy. Wdrażanie systemów ERP w sposób chaotyczny i pozbawiony nadzoru jest postrzegane jako główny powód ewentualnych porażek. To właśnie dlatego kluczem do sukcesu jest analiza.

Pierwszym krokiem powinno być dogłębne zrozumienie procesów biznesowych istniejących w firmie. Współpracuj z przedstawicielami różnych działów, aby poznać szczegóły dotyczące funkcjonowania organizacji od strony operacyjnej, finansowej czy logistycznej. Takie wywiady z interesariuszami pomogą zidentyfikować ich potrzeby, oczekiwania i cele, które chcieliby osiągnąć dzięki ERP, ale też wyszukać obszary i procesy, które można usprawnić lub zautomatyzować. Należy też przeprowadzić mapowanie procesów biznesowych: powinno to pomóc w wyszukiwaniu potencjalnych obszarów do optymalizacji, eliminacji zbędnych kroków i wprowadzenia standaryzacji.

Następnie przeanalizuj istniejącą infrastrukturę technologiczną firmy, aby określić, czy jest gotowa na wdrożenie oprogramowania ERP. Sprawdź zgodność systemów, wymagania sprzętowe i programowe, dostępność niezbędnych zasobów IT i ewentualne integracje z istniejącymi systemami. Na podstawie analizy i ocen ustal priorytety dotyczące funkcji i modułów systemu ERP, które należy zaimplementować jako pierwsze, aby osiągnąć zamierzone cele biznesowe.

Etapy wdrożenia systemu ERP

Wdrażanie systemu ERP jest procesem złożonym, który powinien być dostosowany nie tylko do wielkości firmy i jej zasobów finansowych, ale też rozwiązań, z jakich aktualnie korzysta, jej potrzeb, wymagań i celów biznesowych.

Metodyka wdrożenia systemu ERP może być standardowa lub indywidualna.

Standardowa metodyka wdrożenia systemu ERP

Standardowa procedura wdrożenia systemu Enterprise Resource Planning ma miejsce wtedy, gdy przedsiębiorstwo ma jasno określone i sprecyzowane potrzeby. Wówczas poszczególne etapy wdrożenia systemu ERP wyglądają następująco:

1. Projekt – pierwszy etap polega na opracowaniu projektu wdrożenia systemu ERP. W tym czasie definiowane są cele projektu, zakres prac, harmonogram, budżet oraz struktura zespołu projektowego. Projekt ten obejmuje również analizę biznesową, podczas której dokładnie analizuje się istniejące procesy biznesowe i identyfikuje się wymagania klienta.
2. Budowa i instalacja oprogramowania – po zatwierdzeniu projektu przystępuje się do fazy budowy i instalacji oprogramowania. Tutaj programiści i konsultanci ERP tworzą i konfigurują system zgodnie z wymaganiami klienta. Oprogramowanie jest instalowane na serwerach klienta lub w chmurze (ewentualnie w modelu hybrydowym), a następnie dostosowywane do specyficznych potrzeb firmy.
3. Uruchomienie – kiedy oprogramowanie jest gotowe, przeprowadza się fazę uruchomienia, która obejmuje migrację danych z istniejących systemów do nowego systemu ERP. Dane są konwertowane, przesłane do nowego systemu, a następnie sprawdzane pod kątem poprawności i kompletności.
4. Działanie i szkolenia oraz wsparcie – po udanym uruchomieniu systemu ERP przystępuje się do fazy działania i wsparcia. Pracownicy firmy są szkoleni z obsługi nowego systemu, a zespół wsparcia technicznego jest dostępny, aby pomóc w rozwiązywaniu problemów i odpowiadać na pytania użytkowników. System ERP jest monitorowany i ewentualnie dostosowywany do potrzeb firmy.

Indywidualna metodyka wdrożeniowa ERP

Harmonogram wdrożenia systemu ERP jest nieco inny, ponieważ sytuacja jest bardziej złożona. Specyficzna struktura w przedsiębiorstwie lub złożoność potrzeb poszczególnych działów może spowodować, że nie da się od razu sprecyzować celów wdrożeniowych. Wdrożenie ERP w przedsiębiorstwie w takich okolicznościach wymaga indywidualnego podejścia. Poszczególne etapy przebiegają na ogół tak:

1. Koncepcja i analiza – pierwszy etap polega na wspólnym opracowaniu koncepcji projektu między firmą wdrażającą a klientem. Tutaj analizowane są ogólne potrzeby i cele klienta, a także identyfikowane obszary, które mogą być usprawnione za pomocą systemu ERP. Nie jest jeszcze sprecyzowany cały zakres projektu.
2. Iteracyjne tworzenie i testowanie – w tej fazie tworzony jest system ERP w iteracjach. Klient aktywnie uczestniczy w procesie, dostarczając opinie, sugestie i wymagania podczas tworzenia oprogramowania. Każda iteracja jest testowana i dostosowywana na bieżąco zgodnie z feedbackiem klienta.
3. Dostosowanie i ulepszanie – system ERP jest ciągle dostosowywany i ulepszany na podstawie feedbacku klienta oraz ewoluujących potrzeb i wymagań biznesowych. Proces ten może trwać dłużej niż w standardowej metodyce, ale pozwala na bardziej elastyczne i indywidualne podejście do wdrożenia.
4. Szkolenia i wsparcie – po ukończeniu tworzenia systemu ERP przeprowadzane są szkolenia dla użytkowników oraz zapewniane jest wsparcie techniczne. Ponieważ system jest indywidualnie dostosowany do potrzeb klienta, szkolenia mogą być bardziej skoncentrowane na konkretnych funkcjach i procesach biznesowych.

Przykładowe systemy ERP

Obie opisane metodyki mają swoje zalety i wady, a wybór odpowiedniej zależy od specyfiki projektu, preferencji klienta oraz dostępnych zasobów i czasu. Standardowa metodyka jest bardziej strukturalna i przewidywalna, podczas gdy indywidualna umożliwia większą elastyczność i dopasowanie do konkretnych potrzeb klienta.

Co ważne, przeprowadzenie analizy procesów w firmie oraz potrzeb i oczekiwań przedsiębiorcy i pracowników pozwala nie tylko dobrać odpowiednią metodykę wdrożeniową, ale też stwierdzić, jaki system ERP najbardziej będzie odpowiadał wymaganiom firmy. A tych współcześnie na rynku nie brakuje! Oto kilka przykładowych programów, z których korzystają przedsiębiorstwa w Polsce:

• SAP ERP: SAP jest jednym z największych dostawców systemów ERP na świecie. Ich system ERP oferuje szeroki zakres funkcji i modułów, takich jak finanse, sprzedaż, zakupy, produkcja, zarządzanie łańcuchem dostaw, relacje z klientami i inne. SAP Polska oferuje różne rozwiązania branżowe, zaprojektowane specjalnie dla różnych gałęzi przemysłu. Taka oferta niewątpliwie wpływa na jego popularność – we wspomnianym wcześniej badaniu Lean Action Plan, aż około 34% badanych przyznało się do korzystania z SAP, co czyni ten system najpopularniejszym narzędziem ERP w Polsce;
• Comarch ERP: z kolei na drugim miejscu znalazł się Comarch ERP. Comarch oferuje kompleksowe rozwiązania ERP dla firm o różnych profilach działalności. Ich system ERP obejmuje moduły do zarządzania finansami, sprzedażą, magazynem, produkcją i innymi obszarami. Comarch ERP jest popularny zwłaszcza w Europie Środkowo-Wschodniej;
• Oracle ERP: podium wspomnianego badania zamykają ex equo dwa oprogramowania, które uzbierały 7,28%. Pierwszym z nich jest Oracle oferujący między innymi rozwiązania chmurowe dla firm. Oracle ERP oferuje szeroki zakres funkcji, elastyczność i skalowalność, efektywnie integrując obszary takie jak finanse, sprzedaż, zakupy, magazynowanie czy produkcja;
• Microsoft Dynamics 365: popularnością Oracle dorównuje Microsoft Dynamics 365, czyli system od komputerowego giganta z USA. Ze względu na możliwość stworzenia wydajnego i intuicyjnego ekosystemu, program Dynamics 365 jest popularny wśród firm korzystających z technologii Microsoftu;
• Enova: to polski system ERP, który oferuje moduły do zarządzania różnymi obszarami działalności. Enova jest często wykorzystywana przez firmy w Polsce, zwłaszcza w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw.

Każdy z tych systemów ERP ma swoje unikalne cechy, zalety i specjalizacje, co pozwala firmom wybrać rozwiązanie najlepiej dostosowane do ich potrzeb i wymagań biznesowych. Podkreślamy jednak, że to tylko część dostępnych na polskim rynku programów. Inne warte odnotowania to choćby Infor, Asseco czy Symfonia.

Kryteria wyboru systemu ERP mogą być różne. Warto przeanalizować przede wszystkim dopasowania oprogramowania do potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa i koszt wdrożenia systemu ERP.

Koszt wdrożenia ERP, czyli ile to kosztuje?

Podsumowując, wdrożenie systemu ERP może być kluczowym krokiem w usprawnieniu operacji biznesowych, zwiększeniu efektywności oraz poprawie konkurencyjności firmy. Jednak koszt wdrożenia ERP może być znaczący i zależy od wielu czynników, takich jak wybrany system, rozmiar firmy, zakres funkcji, dostosowania, szkolenia oraz wsparcie.

Pamiętaj jednak, że nawet stosunkowo wysokie koszty nie powinny Cię zniechęcać do inwestycji w ERP. Wdrożenie systemu może bowiem przynieść zwrot w postaci lepszej kontroli nad procesami, poprawy wydajności i zdolności do szybkiego reagowania na zmiany na rynku. Dlatego też przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować koszty i korzyści związane z wdrożeniem systemu ERP, aby wybrać rozwiązanie, które najlepiej odpowiada potrzebom i celom biznesowym firmy.