Jak kontrolować koszty sklepu internetowego i utrzymać jego rentowność

Obliczenie całkowitego kosztu posiadania (TCO) sklepu internetowego nie sprowadza się jedynie do ceny platformy. Podczas webinaru zorganizowanego przez PrestaShop i Marketing4eCommerce trzech ekspertów branżowych podzieliło się praktycznym doświadczeniem, które pomaga sprzedawcom przewidywać rzeczywiste koszty prowadzenia e-commerce i chronić marże. Esteban Martín (Channel Manager PrestaShop), Antonio Roldán (CEO INNPO) oraz Javier Galán (Dyrektor Generalny B2B Group) wskazali również wydatki często niedoszacowane oraz strategie zwiększające rentowność.

Antonio i Javier, członkowie Million Club PrestaShop, mają ponad piętnaście lat doświadczenia w dystrybucji i handlu internetowym. Antonio prowadzi INNPO i zarządza sklepem online Bateriasonline.com, specjalizującym się w magazynowaniu energii, bateriach i ładowarkach. Javier prowadzi trzy sklepy (20milproductos.com, Materialescolar.es i Productospersonalizados.es), które razem obejmują 40 000 produktów i cztery magazyny zsynchronizowane przez PrestaShop.

Open source czy SaaS? Coś więcej niż tylko cena wejściowa

Pierwszym kluczowym elementem analizy TCO jest model biznesowy platformy. Rozwiązania SaaS kuszą szybkim startem, ale mogą generować znaczące koszty w perspektywie średnioterminowej.

Antonio Roldán i Javier Galán zwrócili uwagę na prowizje zmienne doliczane do obrotu (1,6–1,7 % dodatkowych kosztów). Do tego dochodzą opłaty za narzucone bramki płatnicze, sięgające 2–2,7 %. W efekcie łączny wpływ finansowy w modelu SaaS może wynosić nawet 4–4,5 % wartości sprzedaży.

PrestaShop jako rozwiązanie open source oferuje alternatywę z przewidywalnymi kosztami, które można amortyzować. Swoboda wyboru bramek płatniczych pozwala dodatkowo obniżyć koszty transakcyjne, co przy dużych wolumenach sprzedaży może przełożyć się na istotne oszczędności.

Jak obliczać TCO w perspektywie 4–5 lat

Eksperci rekomendują analizę TCO w horyzoncie co najmniej cztero- lub pięcioletnim. Pozwala to rzetelnie porównać modele CAPEX (inwestycje początkowe) i OPEX (koszty operacyjne) oraz rozłożyć koszty wdrożenia w czasie.

W kalkulacji należy uwzględnić wszystkie elementy: rozwój początkowy, hosting, moduły i licencje, utrzymanie rozwojowe oraz koszty pośrednie – takie jak zgodność z RODO, bezpieczeństwo czy tłumaczenia.

Eksperci zaproponowali prosty sposób porównywania rozwiązań: zsumować wszystkie koszty uruchomienia i utrzymania sklepu, podzielić je przez wartość brutto sprzedaży, a następnie pomnożyć wynik przez 100. Dzięki temu można ocenić wpływ modelu platformy na budżet i planować przyszłe wydatki.

Logistyka dopasowana do katalogu produktów

Logistyka ma równie istotny wpływ na TCO jak sama platforma. Javier Galán szacuje koszty transportu na około 11 % obrotu. Z kolei Antonio Roldán – sprzedający ciężkie baterie i sprzęt energetyczny – ponosi koszty sięgające nawet 20–30 %. Ten kontrast jasno pokazuje, że strategia logistyczna musi być dopasowana do specyfiki asortymentu.

Obaj przedsiębiorcy stosują podobne zasady: utrzymują maksymalnie dwumiesięczny zapas, dążą do średniej rotacji 10–15 dni oraz usuwają z oferty produkty o niskiej rotacji. Antonio dodatkowo automatycznie obniża ceny produktów, które zaczynają się starzeć, i ogranicza asortyment narażony na wysoki poziom zwrotów.

Optymalizacja kosztów marketingu i pozyskania klientów

Marketing to trzeci filar TCO. Javier Galán podkreśla, że po fazie początkowej koszt pozyskania klienta powinien spadać poniżej 8 % obrotu. Jedną z jego skutecznych metod jest cross-selling – klienci jego dwóch sklepów detalicznych otrzymują ofertę z trzeciego sklepu B2B specjalizującego się w merchandisingu.

Eksperci zgodzili się, że przed zakupem nowych narzędzi marketingowych konieczna jest ocena ich realnego ROI. Dodawanie funkcji tylko dlatego, że są dostępne, obniża marże i nie buduje wartości biznesowej.

Płynność finansowa – priorytet numer jeden

Płynność finansowa ma bezpośredni wpływ na TCO. Javier Galán wyjaśnił, jak budować rachunek wyników dla sklepu internetowego, wyraźnie rozdzielając koszty stałe i zmienne.

Kluczowym celem jest utrzymywanie dodatniego przepływu gotówki każdego miesiąca. W tym celu oblicza się marżę kontrybucyjną (sprzedaż minus koszty zmienne: produkt, logistyka, finanse) i sprawdza, czy pokrywa ona koszty stałe.

Antonio Roldán stosuje podobne podejście – analizuje rachunek wyników co dwa tygodnie lub co miesiąc, aktualizując go o sezonowość, zmiany kadrowe i korekty wynagrodzeń.

Najważniejsze wnioski z webinaru

Webinar podkreślił jedną, fundamentalną zasadę: sukces w e-commerce zależy nie tylko od sprzedaży, lecz przede wszystkim od umiejętnego kontrolowania kosztów. Wybór platformy open source, takiej jak PrestaShop, pozwala utrzymać kontrolę nad kluczowymi obszarami (płatności, rozwój, skalowanie) i unikać jednostronnych podwyżek cen. Optymalizacja logistyki, uporządkowanie katalogu oraz systematyczne monitorowanie płynności finansowej tworzą solidną podstawę stabilnej rentowności. To właśnie te elementy decydują o wzroście i długoterminowym sukcesie sklepów internetowych.